“El análisis de inventario consiste en realizar evaluaciones periódicas sobre la evolución de los distintos indicadores y variables que rigen el comportamiento de un depósito, con el objetivo de implementar mejoras que maximicen la eficiencia. Por ejemplo, la relación entre la rotación de los productos y la ubicación de los mismos, o la relación entre stock mínimo y la demanda”, dice Nicolás Pérez Gaudan, gerente de Operaciones, de Grupo Dinapsis, empresa especializada en soluciones para depósitos y auditoria de inventarios.

Para el experto esto requiere   contar con información histórica y proyecciones a futuro, que “por lo general encuentra soporte en la sistematización y tecnología informática”.  

El stock es una variable clave en muchas actividades productivas, que necesita   de una adecuada administración para responder con eficiencia a los vaivenes de la demanda. Pero tiene sus costos: el espacio que ocupan los insumos o productos, los seguros, el deterioro y obsolescencia de la mercadería, etc. Por cierto que también hay un costo de no tener existencias, determinado por la necesidad de recurrir a una reposición o el derivado de una venta o cliente perdido.

En primera instancia es preciso separar las diferentes partidas que componen el inventario; esto es, materias primas a utilizar, materias primas en tránsito; suministros, piezas de repuesto, productos en proceso, productos terminados, etc. Y proceder luego a analizar cada una de ellas, tomando debida nota de datos claves como pueden ser su procedencia, el proveedor, destino, fecha de vencimiento, tiempo de rotación. Posteriormente se procede a “cotizar” el stock utilizando una moneda común para todos los bienes en existencia.

El análisis se completa determinando aspectos como la confianza que merecen los proveedores; las características del mercado, los días de venta en inventario (DSI), la rotación de los inventarios, el stock óptimo para las diferentes épocas del año.

“Las ventas no suelen ser muy predecibles, pero de allí tiene que partir la planificación del flujo de materiales y del producto terminado. Es fundamental seguir a la demanda y determinar el ‘Stock de Seguridad’, definido como aquel que permite responder a las ventas de acuerdo a los objetivos de cada empresa. Si la idea es poder atender la demanda sin problemas en el 90 % de las veces se debe contar con un stock determinado, que será mayor si se quiere responder en el 99% de los casos o menor si la pretensión es inferior”, asegura   Raúl Garreta, directivo de ARLOG (Asociación Argentina de Logística Empresaria)

De aquí se desprende la incidencia de los inventarios en la rentabilidad de las compañías.   Los expertos afirman que la capacidad para lograr mayores beneficios está vinculada a lavelocidad de respuesta en la gestión del inventario.   En otras palabras esto significa   que cuanto más rápido las empresas aumenten sus niveles de inventario para enfrenar incrementos en la demanda o reduzcan sus existencias cuando caen las ventas, más rentables serán. También   debe tenerse en cuenta que el stock es una protección contra eventuales aumentos de precios y escasez de insumos.   

Todo ello configura el desafío de alcanzar el nivel óptimo o equilibrio de inventario, definido como el volumen de stock que permite responder a la demanda de la empresa con la mínima inversión.  

En general se acepta que los niveles de inventario deben responder a las previsiones de venta, oscilando entre dos extremos: uno máximo que eleva los costos de cada operación y un nivel mínimo o inadecuado que entraña el riesgo de   no poder hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.

La Formula de Wilson (máximos y mínimos) y el método de Just in Time (justo a tiempo) son algunos de los instrumentos utilizados por la gestión de inventarios para acercarse al punto de equilibrio.  

Otro punto clave es tener en cuenta la cantidad de rotaciones anuales que exige la dinámica del negocio, o sea cuántas veces al año se vende y se compra el total del inventario. Para calcularlo, se tiene que dividir el costo anual de todos los productos vendidos en un año por el valor promedio de inversión en inventario en ese período. Al hacerlo es preciso tomar un par de recaudos para evitar distorsiones en el nivel de rotación: tomar el costo de los productos y no el precio de venta, porque si no daría una rotación mayor a la realidad y utilizar promedios de inventarios anuales, para no omitir las variaciones por cuestiones   estacionales.

Por último a los efectos de optimizar los costos de inventario es bueno saber, que si la   rotación es alta, el costo de oportunidad es bajo y por el contrario, si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.